Digitaalisen median ammattiainekerho DOT ry:n säännöt

1. luku: Nimi, kotipaikka, tarkoitus ja kielet

1§ Nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Digitaalisen median ammattiainekerho DOT ry, lyhennettynä DOT. Näissä säännöissä siitä käytetään nimitystä yhdistys. Yhdistyksen kotipaikka on Espoo. Yhdistys toimii Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan (jäljempänä AYY) piirissä.

2§ Yhdistyksen tarkoitus ja toiminta

Yhdistyksen tarkoituksena on lisätä digitaalisen median tunnettuutta ja yhdistää ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita digitaalisesta mediasta ja sen käytöstä.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää koulutus-, luento- ja esitelmätilaisuuksia ja vierailuja alalla toimiviin yrityksiin sekä opintomatkoja ja virkistystapahtumia jäsenilleen.

3§ Toiminnan tukeminen

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi järjestää maksullisia koulutus- ja luentotilaisuuksia. Lisäksi yhdistys kerää jäseniltään jäsenmaksua.

4§ Yhdistyksen kielet

Yhdistyksen virallinen kieli on suomi. Pöytäkirja- ja ilmoituskielenä on suomi.

2. luku: Jäsenet ja maksut

5§ Jäsenet

Yhdistyksen jäseniä ovat varsinaiset, alumni-, ulko-, kannatus- ja kunniajäsenet. Varsinaisia jäseniä voivat olla vain AYY:n jäsenet.

Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen Yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut AYY:n jäsen.

Yhdistyksen alumni-jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen Yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut Aalto-yliopistossa opiskellut henkilö.

Yhdistyksen ulkojäseneksi voidaan hyväksyä yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut henkilö, jota ei voida hyväksyä varsinaiseksi tai alumni-jäseneksi.

Yhdistyksen kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä yhdistyksen toimintaa tukeva henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö.

Yhdistyksen kunniajäseneksi voi yhdistyksen kokous kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kutsua henkilön, joka on erityisesti ansioitunut yhdistyksen toiminnassa tai muuten merkittävästi edistänyt sen pyrkimyksiä.

Esityksen kunniajäseneksi kutsumisesta tekee hallitus, mutta myös kymmenen (10) yhdistyksen jäsentä käsittävällä ryhmällä on siihen oikeus.

Jäseneksi voi liittyä liittyä maksamalla vuosittaisen jäsenmaksun ja ilmoittamalla yhteystietonsa hallitukselle. Jäseneksi hyväksyminen tapahtuu hallituksen toimesta, mikäli liittyminen on tehty asianmukaisesti ja jäsenyydelle ei ole sääntöjen perusteella esteitä.

6§ Jäsenluettelo

Yhdistyksen on pidettävä kaikista jäsenistään jäsenluetteloa. Jäsenluettelon ylläpidosta vastaa hallitus.

7§ Jäsenmaksut

Jäsenet ovat velvollisia suorittamaan kalenterivuosittain Yhdistykselle jäsenmaksun, jonka suuruuden määrää yhdistyksen vuosikokous erikseen kullekin jäsenryhmälle. Poikkeuksia ovat kuitenkin:

  1. Kunniajäsenet
  2. Varsinaiset jäsenet, jotka ovat tehneet poissaoloilmoituksen Aalto-yliopistoon koko jäsenmaksukaudeksi

8§ Yhdistyksestä eroaminen

Jäsen voi erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai suullisesti yhdistyksen kokoukselle.

9§ Yhdistyksestä erottaminen

Jäsen katsotaan eronneeksi, mikäli hän ei ole suorittanut jäsenmaksuaan ennalta ilmoitettuun eräpäivään mennessä.

Hallitus voi erottaa jäsenen, joka on törkeästi toiminut vastoin yhdistyksen tarkoitusta.

Ennen päätöksen tekemistä asianomaiselle jäsenelle on varattava tilaisuus selityksen antamiseen asiassa, paitsi milloin erottamisen syynä on jäsenmaksun maksamatta jättäminen.

Erottamispäätös on viipymättä toimitettava kirjallisena erotetulle jäsenelle.

10§ Erottamispäätöksestä valittaminen

Erotetulla jäsenellä on oikeus kirjallisesti valittaa päätöksestä yhdistyksen kokoukselle, jonka täytyy tällöin vahvistaa päätös kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Valitus on toimitettava hallitukselle kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa hallituksen kokouksen tarkastetun pöytäkirjan julkistamisesta yhdistyksen kotisivuilla ja se on käsiteltävä lähinnä seuraavassa yhdistyksen kokouksessa, kuitenkin viimeistään kuudenkymmenen (60) vuorokauden sisällä valituksen jättöpäivästä.

3. luku: Yhdistyksen kokoukset

11§ Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kokouksia ovat vuosikokous, vaalikokous ja ylimääräiset kokoukset.

12§ Vuosikokous

Vuosikokous on pidettävä helmikuun aikana ja siinä on käsiteltävä ainakin:

  1. toimintakertomus edelliseltä vuodelta
  2. tuloslaskelma ja tase liitetietoineen
  3. toiminnantarkastajien lausunto
  4. tilinpäätöksen hyväksyminen
  5. vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille
  6. hallituksen valmistelema toimintasuunnitelma kuluvalle toimikaudelle
  7. hallituksen valmistelema talousarvio kuluvalle toimikaudelle
  8. yhdistyksen jäsenmaksujen suuruus kuluvalle toimikaudelle
  9. jäsenmaksujen maksamisen eräpäivä

13§ Vaalikokous

Vaalikokous on pidettävä marraskuun ensimmäisen ja joulukuun 15. päivän välisenä aikana ja siinä on käsiteltävä ainakin:

  1. hallituksen puheenjohtajan, sihteerin, rahastonhoitajan sekä muiden hallituksen jäsenten valinta seuraavaksi toimikaudeksi;
  2. yhdistyksen toimihenkilöiden valinta seuraavaksi toimikaudeksi;
  3. kahden toiminnantarkastajan ja heidän henkilökohtaisten varamiestensä valinta seuraavaksi toimikaudeksi

14§ Ylimääräiset kokoukset

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen varsinaisista jäsenistä tai kymmenen (10) yhdistyksen varsinaista jäsentä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.

Kokous on pidettävä viimeistään neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä, luentokausien ulkopuolella kuitenkin viimeistään kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä.

15§ Oikeudet yhdistyksen kokouksissa

Yhdistyksen kokouksissa on läsnäolo- ja puheoikeus kaikilla yhdistyksen jäsenillä. Varsinaisilla jäsenillä on esitysoikeus sekä äänioikeus siten, että jokaisella on yksi ääni.

Kokouksen päätöksellä myös muille kuin yhdistyksen jäsenille voidaan antaa läsnäolo- ja puheoikeus kyseessä olevassa kokouksessa.

16§ Päätöksenteko

Päätökset yhdistyksen kokouksessa tehdään ehdottomalla enemmistöllä annetuista äänistä, ellei näissä säännöissä toisin määrätä. Äänten jakautuessa tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.

17§ Koolle kutsuminen

Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika, paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat. Kutsu on julkaistava yhdistyksen virallisella ilmoitustaululla sekä AYY:n virallisella ilmoitustaululla vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta.

Kokouskutsu tulee lisäksi lähettää sähköpostitse mahdollisuuksien mukaan kaikille jäsenille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa yhdistyksen sihteerille. Tämän kutsun tulee sisältää edellämainitut asiat.

18§ Päätösvaltaisuus

Kokous on päätösvaltainen, jos se on kutsuttu koolle sääntöjen määräämällä tavalla.

19§ Käsiteltävät asiat

Kokouksessa käsitellään kokouskutsussa mainitut asiat. Kokous voi myös ottaa käsiteltäväkseen asian, jonka kokous julistaa kiireelliseksi.

Käsiteltäessä yhdistyksen sääntöjen muuttamista, äänestys- ja vaalijärjestystä, hallituksen tai sen jäsenen taikka toiminnantarkastajan valitsemista tai erottamista, tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä tai yhdistyksen purkamista on asiasta mainittava kokouskutsussa.

20§ Luottamus- tai toimihenkilön erottaminen

Kokous voi perustellusta syystä vapauttaa luottamus- tai toimihenkilön kesken toimikauttaan, jolloin kokouskutsussa on siitä mainittava.

4. luku: Hallitus

21§ Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa kalenterivuodeksi kerrallaan valittu hallitus.

Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja sekä tarpeen mukaan edellä mainittujen lisäksi enintään viisi (5) muuta hallituksen jäsentä. Näin ollen hallituksen jäsenmäärä on vähintään kolme (3) ja enintään kahdeksan (8) jäsentä. Hallituksen puheenjohtajan tulee olla yhdistyksen varsinainen jäsen ja hänen kotipaikkansa on oltava Suomessa.

22§ Hallituksen tehtävät

Hallituksen tehtäviin kuuluu:

  1. johtaa yhdistyksen toimintaa;
  2. valmistella yhdistyksen kokouksissa esille tulevat asiat ja toimeenpanna niissä tehdyt päätökset;
  3. hoitaa yhdistyksen taloutta ja omaisuutta;
  4. päättää jäseneksi hyväksymisestä;
  5. laatia ehdotus yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi, talousarvioksi, toimintakertomukseksi ja tilinpäätökseksi;
  6. valvoa toimikuntien ja toimihenkilöiden toimintaa;
  7. kutsua yhdistyksen kokoukset koolle tarpeen vaatiessa; sekä
  8. edustaa yhdistystä.

23§ Hallituksen jäsenet

Hallituksen puheenjohtaja kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja johtaa puhetta niissä, huolehtii yhdistyksen kokousten koollekutsumisesta sekä valvoo, että yhdistyksen toiminta on sääntöjen mukaista.

Hallitus nimeää keskuudestaan varapuheenjohtajan. Varapuheenjohtaja huolehtii puheenjohtajan tehtävistä tämän ollessa estynyt.

Sihteerin tehtävänä on laatia pöytäkirjat yhdistyksen kokouksista, pitää kirjaa yhdistyksen jäsenistä ja huolehtia arkistosta.

Rahastonhoitajan tehtävänä on hoitaa yhdistyksen taloutta ja omaisuutta sekä valmistella ehdotukset tilinpäätökseksi ja talousarvioksi.

Tämän lisäksi hallituksen jäsenet yhdessä huolehtivat yhdistyksen tapahtumien järjestämisestä sekä suhteista yrityksiin, ammattiainekerhoihin, AYY:an, Aalto-yliopistoon ja muihin toiminnan kannalta merkittäviin yhteisöihin.

24§ Hallituksen kokoukset

Hallituksen kokous on päätösvaltainen, mikäli kokouksesta on tiedotettu hallituksen keskuudessaan sopimalla tavalla ja läsnä on vähintään puolet hallituksen jäsenistä alaspäin pyöristettynä siten, että puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään kaksi (2) muuta hallituksen jäsentä on läsnä.

Päätökset tehdään ehdottomalla enemmistöllä annetuista äänistä. Jos äänet jakautuvat tasan, ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.

25§ Yhdistyksen nimenkirjoittajat

Yhdistyksen nimen kirjoittaa joko hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, yhdessä jonkun muun hallituksen jäsenen kanssa.

5. luku: Toimihenkilöt ja toimikunnat

26§ Asettaminen, toimikausi ja toimintaan osallistuminen

Yhdistys ja hallitus voivat erityisiä tehtäviä varten asettaa hallituksen alaisia toimikuntia ja toimihenkilöitä. Tällöin on määrättävä toimikausien pituudet, kuitenkin enintään kalenterivuosi. Toimihenkilöiden ja -kuntien toimikausi on voimassa sen nimittäneen hallituksen toimikauden ajan.

Toimikunnan toimintaan voi osallistua kuka tahansa yhdistyksen jäsen kiinnostuksensa mukaan.

6. luku: Hallinto ja talous

27§ Toimi- ja tilikausi

Yhdistyksen toimi- ja tilikausi on kalenterivuosi.

28§ Toiminnantarkastajat

Yhdistyksen taloudenhoitoa ja hallintoa valvovat toiminnantarkastajat. Hallituksen on toimitettava tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen sekä toimintakertomus toiminnantarkastajille viimeistään kuukautta ennen vuosikokousta. Tilit on annettava tarkistettavaksi muutenkin pyydettäessä.

Toiminnantarkastajien tulee antaa hallitukselle kirjallinen, yhdistyksen vuosikokoukselle osoitettu kertomus toimittamastaan yhdistyksen hallinnon ja tilien tarkastuksesta viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.

7. luku: Erityisiä määräyksiä

29§ Yhdistyksen tunnukset ja merkit

Yhdistyksen tunnuksista, merkeistä ja virallisesta ilmoitustaulusta päättää yhdistyksen kokous.

30§ Päätöksistä valittaminen

Yhdistyksen kokouksen tai hallituksen päätöksestä on yhdistyksen varsinainen jäsen oikeutettu nostamaan kanteen sillä perusteella, että se on syntynyt laista, asetuksesta tai yhdistyksen säännöistä poikkeavassa järjestyksessä taikka menee toimielimen toimivaltaa ulommas tahi on muutoin lain, asetuksen tai yhdistyksen sääntöjen taikka yhdistystä koskevien määräysten vastainen.

Kanne on nostettava kolmen kuukauden kuluessa päätöksentekopäivästä. Kanteen nostamisesta on samalla ilmoitettava yhdistyksen hallitukselle.

Päätöksestä, joka on luonteeltaan yksinomaan asian valmistelua tai toimeenpanoa, ei kuitenkaan voi kannetta nostaa. Oikeutta moitekanteen nostamiseen ei ole sillä, joka on kokouksessa myötävaikuttanut päätöksen tekemiseen.

31§ Sääntöjen muuttaminen

Muutoksia näihin sääntöihin voidaan tehdä, jos muutosesitys on tullut hyväksytyksi vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa (2) peräkkäisessä yhdistyksen kokouksessa, joiden väli on vähintään neljätoista (14) vuorokautta. Muutosesitys on mainittava kokouskutsussa.

AYY:n edustajistolla on oikeus esittää näihin sääntöihin muutoksia. Muutetut säännöt astuvat voimaan yhdistyksen kokouksen hyväksyttyä ne yksinkertaisella äänten enemmistöllä ja kun ne on merkitty yhdistysrekisteriin.

32§ Yhdistyksen purkautuminen

Yhdistys katsotaan purkautuneeksi, jollei kahteen (2) vuoteen ole ollut yhdistyksen kokouksia, vaikka edellytykset niiden pitämiselle ovat olleet olemassa.

Niin ikään yhdistys purkautuu, jos yhdistys tekee siitä päätöksen kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa (2) peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään kolmekymmentä (30) vuorokautta. Purkautumisesitys on mainittava kokouskutsussa.

Yhdistyksen purkauduttua tai sen tultua lakkautetuksi siirtyvät sen varat AYY:lle käytettäväksi näiden sääntöjen 2§:n mukaiseen tarkoitukseen tai sen ollessa mahdotonta AYY:n yhdistysten toiminnan tukemiseen purkautumisesta päättävän kokouksen päätöksen mukaisesti.

33§ Säännöissä määräämättömät asiat

Asioissa, joista näissä säännöissä ei erikseen määrätä, noudatetaan soveltuvin osin AYY:n sääntöjä, yhdistyslakia, kirjanpitolakia sekä tilintarkastuslakia.